Image Removed

Image Added

Anchor
_Toc424285687 _Toc424285687

EDMmodelServerManager™ Lease Manager

User Manual

Document revision history

Initials:
AETArne Tøn
MDMarco Delgado
JRAJorulv Rangnes
PPPrasad Pokala
PZPavelas Zolotariovas
PHPål Huse




Proprietary notice:
Information in this publication is subject to change without notice. The software described in this publication is furnished under license agreement or non-disclosure agreement. The software may be used only in accordance with the terms of those agreements. No part of this publication may be distributed to third parties, copied, duplicated, in any form, whole or in part, without the prior written permission of Jotne EPM Technology AS, Grenseveien 107, N-0607 Oslo, Norway.

Anchor
_Toc399828838 _Toc399828838

Anchor
_Toc400627761 _Toc400627761

Innhold
EDMmodelServerManager™ Arealadministrasjon
1 Introduksjon
1.1 Referanser
2 Installasjon
2.1 Server Installasjon
2.2 Klient Installasjon
2.3 Plugin installsjon og bruk av Areal Administrasjon
2.4 Oppsett av brukere og prosjekt
3 Vedlikehold av BIM for Arealadministrasjon
3.1 Importere og klargjøre modeller
3.1.1 Importere modell
3.1.2 Verifisere og validere modell
3.1.3 Koble modell til Arealadministrasjon
3.2 Oppgradering av eksisterende BIM
3.3 Arealkalkulator
3.3.1 Kjøre arealberegning
3.3.2 Kontrollere arealberegning
3.3.3 Sjekke arealpolygoner
3.3.4 Redigering av bruttoareal polygoner
3.3.5 Kjente svakheter i arealkalkulator og korrigering
3.4 Klassifisering – Nomenklatur
3.4.1 Redigering av klassifisering
3.4.2 Initialisering og korreksjon av "Bygget Som" klassifisering
3.4.3 Grafisk visning av hovedfunksjoner
4 Bruk av Areal Administrasjonsmodul
4.1 Definere brukere som saksbehandlere
4.2 Definere eiere og leietakere
4.2.1 Vedlikehold av eiere
4.2.2 Vedlikehold av leietakere
4.3 Soneverktøy
4.3.1 Aktivere soneverktøy
4.3.2 Definere, redigere og fjerne soner
4.3.3 Filtrere bort "virtuelle" rom.
4.3.4 Legge rom inn og ut av soner
4.4 Eierskapsverktøy
4.5 Leieavtaler
4.5.1 Opprette leieavtale fra leietager dialog
4.6 Prisregulering
4.6.1 Global regulering
4.6.2 Egen regulering
4.6.3 Reguleringsprosess
5 Problemløsning
5.1 Problemer med viewer
5.1.1 Viewer viser feil rom – "ut av synk"
5.1.2 2D viewer viser ikke noe ved veksling mellom 2D / 3D view
5.1.3 3D viewer viser ikke noe ved veksling mellom 2D / 3D view
5.1.4 2D viewer roterer og vil ikke stoppe
5.1.5 Rom kan ikke velges/markeres i 2D viewer
5.2 Problemer med rapporter
5.2.1 Manglende rapport ved høyreklikk i Project Explorer
5.2.2 Manglende rapport ved høyreklikk i Model Explorer
6 Annex : Teknisk informasjon
6.1 Rapporter som må være i systemet
6.2 Egenskapssett

Anchor
_Toc424285688 _Toc424285688

Introduksjon

This document is a placeholder for a future English translation of "Brukermanual for Arealadministrasjon for St. Olav Eiendomsdrift, Trondheim."
Tekst skrevet med rød kursiv tilsvarendende dette er kommentarer til dokumentet.

Anchor
_Toc424285689 _Toc424285689

Referanser

...

 

...

BIM Upgrade Manual

Anchor
_Toc424285690 _Toc424285690

Anchor
_Toc399828698 _Toc399828698

Anchor
_Toc399828839 _Toc399828839

Anchor
_Toc400627762 _Toc400627762

Installasjon

...

Se dokument MSMUserGuide-General.htm

Anchor
_Toc424285692 _Toc424285692

Klient Installasjon

Se dokument MSMUserGuide-General.htm

Anchor
_Toc424285693 _Toc424285693

Plugin installsjon og bruk av Areal Administrasjon

Last ned installasjonssett for EDMmodelServerManager (MSM) fra omforent sted.
Last ned .ZIP "Plugin Folder" fra omforent sted
Pakk ut .ZIP "Plugin Folder" til C:\ProgramData\Jotne EPM Technology AS\MSM\klient_versjon_nr\ mappe (ved release av en ny klient, bare kopier alle plugins til den nye opprettede klientmappen i \MSM)

Figur 1 - Plassering, Plugins og rapportmaler
For å kunne eksportere rapportene Faktureringsgrunnlag, Forside leieavtale og Grafisk leierapport (tilgjengelige fra avtalenivå) til Excel/PDF, trenger dere å kopiere de forhåndsdefinerte rapportmalene til C:\ProgramData\Jotne EPM Technology AS\MSM\3.2.b0x.mmdd\
Malene lastes ned fra omforent sted.

Figur 2 - Egenskaper, plugin fil
Dersom plugins ikke lastes, må blokkering fjernes (høyre-klikk på .dll – Egenskaper – Unblock )
Eksekver EDMModelServerManager 3.2.xxx installasjonssett som ligger på skrivebordet. Koble til server på samme måte som du har gjort tidligere. Om Areal Administrasjon plugins er vellykket lastet inn, skal du kunne se "Areal Administrasjon" fanen/menyen.

Figur 3 - "Areal Administrasjon" fane/meny

Anchor
_Toc424285694 _Toc424285694

Oppsett av brukere og prosjekt

...

Dette er kun relevant om det er en ny modell, ikke ved oppdatering.
Etter at modell er importert, må den kobles til arealadminstrasjon. Dette gjøres fra Project Explorer, ved å høyre-klikke på aktuell modell. Man får da en meny, hvor man velger 'Areal administrasjon>Koble bygning til FDV' og dialog for å koble bygning til strukturen (Region/Distrikt/Område, for eksempel Helse Midt-Norge RHF/St. Olavs Hospital HF/Østmarka) åpnes.

Figur 6 Koble bygning til FDV

Figur 7 - Opprettelse av Region/Distrikt/Område (ref illustrasjon nedenunder, grønne '+' symboler)

Figur 8 - Dialog for å koble modell inn i strukturen

Anchor
_Ref408397732 _Ref408397732

Anchor
_Toc424285700 _Toc424285700

Oppgradering av eksisterende BIM

...

Et annet problem er "Multiple Footprints Detected". Dette betyr at romarealet ikke er "sammenhengende", for eksempel kan det være bygningselementer som deler et rom i flere deler, selv om det er markert som ett rom. Dersom modellen ser riktig ut, kan det være bakenforliggende geometridefinisjoner som enten er "feil", for eksempel vegger som bare nesten går inntil hverandre, eller definisjonen blir ikke håndtert riktig av kalkulatoren. Det enkleste er ofte å estimere/beregne arealer semi-manuelt med CAD eller viewer, og legge inn disse verdiene manuelt i rapporten.
Dersom en modell er oppgradert, og arealberegning kjøres på nytt, finnes det en rapport "Arealkalkulator_SjekkBTA" som sammenligner beregnet og brukt verdi. Dersom disse avviker nevneverdig, vil rommet det gjelder listes i rapporten.
Det finnes også en rapport "Arealkalkulator_SjekkBTANTA" ,som avslører de rom hvor NTA og BTA avviker mer enn litt. Alle slike rom bør sjekkes.

Anchor
_Toc424285704 _Toc424285704

Sjekke arealpolygoner

...

For å få bedre oversikt kan man velge forskjellige rom og skru på og av linjer etter smak. I eksempelet under kan vi tydelig se hvor kalkulatoren har byttet fra innervegg til yttervegg (blå ring).

Figur 9 - Areal fotavtrykk

Anchor
_Toc424285705 _Toc424285705

Redigering av bruttoareal polygoner

I tilfeller der arealkalkulator har regnet frem uriktig polygoner for et rom, kan man redigere polygoner for å forbedre arealberegningen for aktuelt rom. For å redigere polygoner må aktuell etasje vises i 2D modus.
For å redigere et roms omsluttende polygoner for bruttoareal (BTAspace), velg aktuelt rom, og deretter høyreklikk på rommet i Tree View. Fra contextmenyen velges 'Areal fotavtrykk>Vis fotavtrykk':

Anchor
_Ref424202422 _Ref424202422

Figur 10 Vis fotavtrykk
I (2D) viewer vises da polygoner (røde) som ligger til grunn for beregnet bruttoareal.

Figur 11 Polygoner for bruttoareal
For å redigere velger man Redigere fotavtrykk i menyen vist i Figur 10. Polygoner skifter da farge til blå. Velg et punkt på polygon og dra det til ønsket posisjon. Når man fører pekeren til et eksisterende kontrollpunkt/vertex, blir dette highlighted i rødt, og kan dras til ønsket posisjon.

Figur 12 Rediger polygon
Figuren over viser flyttet hjørnepunkt fra innsiden til utsiden av yttervegg.
Dersom det er behov for å legge inn ytterligere kontrollpunkter (vertex), klikker man et sted på aktuelt polygon og drar det nye kontrollpunktet til ønsket posisjon.

Figur 13 Nytt punkt på polygon
Polygon kontrollpunkter (vertex) kan slettes ved å holde <ctrl> tasten nede samtidig som man klikke på kontrollpunktet som skal slettes.
Når man er ferdig med redigering for et rom, velges Lagre fotavtrykk i menyen vist i Figur 10. Nytt beregnet areal lagres i romobjektets egenskaper (FM_Areas.BTAcalculated). Etasjens bruttoareal oppdateres samtidig (FM_Areas.BTAcalculated).
OBS: Merk at bruttoareal som benyttes i leieavtaler (property: BTAspace) ikke oppdateres automatisk i denne prosessen, og må korrigeres manuelt;
Kjør rapporten FM_01_SpaceAreas for aktuelt rom (høyreklikk romobjektet i Model Explorer, og velg Show Reports > FM01 > FM_01_SpaceAreas), og rediger verdien i kolonne BTAspace slik at denne samsvarer med det nye beregnede arealet. Det anbefales å skrive inn en kommentar i Comments kolonnen som forklarer endringen. Når BTAspace og Comments er redigert, må man klikke [Save All] i rapport heading for å lagre endringene i modellen.

Anchor
_Toc424285706 _Toc424285706

Kjente svakheter i arealkalkulator og korrigering

Arealkalkulator beregner i mange tilfeller ikke riktig fratrekk for trapper. Derfor bør alle rom med trapper i sjekkes og eventuelt korrigeres manuelt.
Kompliserte krumme takkonstruksjoner, rom med elementer som henger langt ned fra tak og lignende er heller ikke fullstendig implementert.
Manuell korreksjon skjer ved å skrive inn korrigert verdi i kolonnene NTAspace og BTAspace og trykke "Save All". Det er viktig å her korrigere på riktig sted, "BTAspace/NTAspace" er den verdien som faktisk brukes, og det er denne som skal legges inn. "calculated" feltene kan i prinsippet bli overskrevet når som helst.

Anchor
_Toc424285707 _Toc424285707

Klassifisering – Nomenklatur

...

Etter brukere er definert og tildelt roller, definer hvilke brukere (med rollen fm-admin eller fm-owner) som skal være saksbehandlere for leieavtaler i Arealadministrasjonsmodulen. Dette gjøres fra Areal Administrasjons menyen; Ansatt Administrasjon. Brukernavn skal være det samme som definert i Administration Center. Etter at brukere er definert, er det mulig å koble til server med deres påloggingsinformasjon. Passordet er (default) det samme som brukernavnet (eksempel: Username: administrator, Password: administrator).

Figur 14 - Dialogen Ansatt Administrasjon

Anchor
_Toc424285713 _Toc424285713

Definere eiere og leietakere

...

Man kan endre farge for leietager, inklusive alle dens leieavtaler, gjennom å høyreklikke på en modell i Project Explorer, og velge 'Areal Administrasjon > Tildele fargekode på nytt til kontrakter', som vist i figuren nedenunder.

Figur 19 Tildele fargekode
En dialog for å endre/tildele farge for leietagere, og deres leieavtaler, åpnes dermed:

Figur 20 Endre Leietager farge

• Velg aktuell leietaker,
• Velg farge i "Ny farge for Leietaker ",
• Trykk på "Apply" knapp

Ny farge blir dermed satt for leietager og alle dens leieavtaler.

Anchor
_Toc424285716 _Toc424285716

Soneverktøy

...

P.S: For b og c -  FM_ZONES opprettes i EnterpriseModel med 4 Entiteter.

Figur 21 - Aktivere Soneverktøy




Figur 22 - Soneverktøy

Anchor
_Toc424285718 _Toc424285718

Definere, redigere og fjerne soner

...

Farger for de ulike fellesarealkategoriene er omforent, og definert som vist i tabellen lenger ned. Det er viktig å benytte de spesifiserte fargene, da disse går igjen i automatisk genererte rapporter (Grafisk leierapport, eksport til Excel/PDF).

...

...

Et "virtuelt" som (IfcSpace) er et "rom" som ikke er tilknyttet et fysisk rom, men som for eksempel definerer en hel etasje eller fløy. Disse rommene lager støy både i romlister og viewer, og kan med fordel filtreres bort.
Det er ingen universell måte å identifisere slike på, då disse må markeres manuelt.
For å merke et rom som "Virtuelt": Høyreklikk på et rom i venstre spalte i soneverkøy og velg "Exclude Space".
For å skjule "virtuelle rom" i liste: Marker "Ekskludert" sjekkboks.
For å vise "virtuelle rom" i liste: Ta bort markering i"Ekskludert" sjekkboks.
For å fjerne merking som "Virtuelt rom": TODO

Anchor
_Toc424285720 _Toc424285720

Legge rom inn og ut av soner

...

Når leietaker er opprettet, og har eier-rettigheter, kan denne benyttes som byggeier (hele eller deler av bygg). Eierskap defineres med "Eier verktøy":

Figur 25 - Eier verktøy
Eierskapsverktøyet er veldig likt soneverktøyet. Først må man åpne aktuell modell i «Project Explorer», for deretter å åpne 'Eier verktøy'. Om det eksisterer 'leietakere' med eierrettighet, velges aktuell eier fra listen System eiere. Klikk deretter på det grønne '+' symbolet for å legge 'leietaker' til som eier i valgt bygg. Meldingen 'Eier lagt til' vises. Gjentas om det er flere eiere for bygget. Fra valglisten 'Bygg Eier', velges den eieren man ønsker å tilegne eierskap til rom. Velg hvilken farge som skal vises for aktuell eier. Etter at dette er gjort, kan man velge rom og tilegne eierskap for disse. Tilgjengelige rom vises i høyre del av bildet (med andel).

Figur 26 - Dialog for eierskapsverktøy
Eksempel, tilegning av eierskap for rom:

Figur 27 - Eksempel: tildel 50% eierskap til rom 2161.03.304
Velg rom som skal eies av valgt eier.
Angi en eierskapsandel (i eksempel: 50%).
Klikk 'legg til' knappen
Velg Fra Etasje – Velg, for å vise eide rom i valgte etasje.

Figur 28 - Endre eierandel til 25% for romnr 2161.03.304
Vi kan endre eierskapsandel for valgt(e) rom:
Velg rom med tildelt eierskap.
Angi eierskapsandel (i prosent), basert på tilgjengelig andel (tilgjengelig andel =50).
Velg oppdater andel knappen.

Figur 29 - Resultat etter endring av eierskapsandel for rom 2161.03.304
Nå har vi at "Jotne IT" er eier av flere rom. Når vi oppretter en avtale, hvor en leietaker leier rom fra "Jotne IT", vil vi kun se disse rommene i listen over tilgjengelige rom, med rommenes tilgjengelige andeler.

Anchor
_Ref424192260 _Ref424192260

Anchor
_Toc424285722 _Toc424285722

Leieavtaler

Når rom har eier(e), og fellesarealer er definert for en bygning, kan man opprette leieavtaler. For å gjøre dette,
Gå til 'Project explorer' og høyreklikk på modellen man ønsker å opprette leieavtale i. En meny kommer opp ved høyreklikk, velg 'Areal Administrasjon>Se bygningens kontrakter', som åpner dialog for byggets leieavtaler.

Figur 30 Åpne oversikt over bygningens leieavtaler
Når aktuell bygning er valgt, hvor man ønsker å opprette en avtale, må man først definere en prisliste. Prislisten kan ha flere prisblader for å differensiere på for eksempel romkategorier. Prisblad linkes til rom i avtale, slik at rommene blir prissatt.

Figur 31 - Knapp for Opprett prisliste

Figur 32 - Dialoger for oppretting av prisblader og -kategorier
Fyll inn i feltene i prislistedialogen, og velg kontaktperson for denne prislisten/prisbladet. Klikk deretter [Opprette] knappen (knappen endres til [Lagre] når prislisten er opprettet, som vist i figuren ovenfor).
OBS: som default blir "neste reguleringsdato" satt til dagens dato pluss 12 måneder, og saksbehandler bør endre til en riktig dato og reguleringsintervall.
Etter oppretting av prislisten, legg inn de aktuelle priskategoriene gjennom å klikke [Ny Kategori]. Dialog for priskategori åpnes dermed (nedre del av figuren ovenfor). Legg inn aktuelle verdier og klikk [Opprette] for å legge til kategori.
En prisliste kan ha flere prisblader, for å kunne ha differensierte priser på rom for eksempel i forhold til romtype. Klikk grønn [+] i øvre høyre hjørne av prisliste dialogen for å legge til prisblad.
Etter oppretting av prisliste, med prisblad(er) og –kategorier, kan man opprette leieavtale gjennom å velge "Ny Leieavtale". I leietaker nedtrekkslisten (fig nedenunder), vises leietaker (7eleven), samt 'leietakere' med eierrettigheter (JotneIT og NTNU). Fra nedtrekkslisten 'Leie fra', velges hvem som skal stå som utleier i aktuell leieavtale.

Figur 33 - Dialog for å opprette leieavtale
Leieavtale kan settes til å gjelde til en angitt dato (feltet 'Til dato', som default får dato for opprettelse. Endre denne etter behov), eller avtalen kan være tidsubestemt. Om avtalen skal være tidsubestemt, angis dette ved å 'huke av' i checkbox'en 'Tidsubestemt'. Oppsigelsesdato og forvarsel kan aktiveres gjennom å 'huke av' i checkbox 'Aktiver' for disse, samt angi dato i korresponderende felter.
Når leieavtale er opprettet, kan man lukke dialogen, og trykke F5 (oppfrisk) i byggdialogen, og den nylig opprettede leieavtalen vil vises i listen over avtaler i bygget.

Figur 34 - Avtaler i bygget
Ved å klikke "Redigere rom i avtale" i avtaledialogen, kan man velge hvilke rom som skal inngå i den aktuelle leieavtalen. I fanen "Prissetting" kan man gi rommene pris i henhold til den spesifiserte prislisten, med differensierte priser for rommene. I fanen "Rom info" (høyre side) kan man sette/endre leieandel pr rom. Dersom det valgte rommet inngår i andre leieavtaler, vises hvilke avtaler dette er. Rommets klassifisering vises også i dette bilde.

Figur 35 - Rom som er lagt til I avtale

Figur 36 - Valgte rom som skal prissettes med valgt prisliste/-blad

Figur 37 - Rom info fane
Ved å velge fanen "Oppsummering", kan man automatisk generere rapporter og eksportere disse til Excel eller PDF format. Dobbeltklikk aktuelt rapportnavn, og korresponderende rapport generes.OBS: samtlige av avtalens rom må være prissatt før rapportgenerering for å gi korrekte rapporter.

Figur 38 - Oppsummering fane, rapport generering

Figur 39 - Generert rapport, eksporter resultat til PDF

Figur 40 - Generert rapport Adobe Reader

Figur 41 - Byggnivå - Rapport verktøyet
På byggnivå, har vi mulighet for å ta ut to ulike rapporter; Liste over rom som inngår i fellesarealer, samt liste over samtlige leieavtaler i bygget (noe mer detaljert enn listen som vises i byggdialogen). (Rapportene kan eksporteres til Excel format, men uten malfunksjonalitet).
Om man har scenario-avtaler i bygget, kan slike slettes gjennom å velge aktuelt scenario og klikke det røde X-symbolet vist i figuren ovenfor. Kun scenarier kan slettes på denne måten.

Figur 42 - Rapportgenerering for bygg
I tillegg til rapportgenerering for bygg, har vi et 'basket' (handlekurv) verktøy, som gir muligheten til å vise (i viewer) valgte avtaler eventuelt sammen med fellesarealer. Visning kan gjøres for hele bygget, eller pr etasje. 2D visning kun for valgte etasje. Man kan også vise eierskap, gjennom å markere hvilke eiere som skal vises.
Dette verktøyet er tilgjengelig fra 'Project Explorer', gjennom å høyre-klikke aktuell modell. En meny kommer da opp, og man velger deretter 'Vis alle soner'.

Figur 43 Vis alle soner - 'Basket'

Figur 44 - Eksempel, valgt avtale vises sammen med valgt fellesareal for hele bygget i 3D

Figur 45 - Tilsvarende, men med kun den spesifiserte etasjen (Plan 1)

Figur 46 - Same som foregående, vist i 2D (Plan 1)

Anchor
_Toc424285723 _Toc424285723

Opprette leieavtale fra leietager dialog

I kapitlet ovenfor er oppretting av leieavtale fra bygg dialog beskrevet, men man kan også opprette leieavtaler fra leietager dialog. Velg først Søk etter leietager i menyen, fyll inn eventuelle søkekriterier, og klikk [Søk]. I trefflisten med leietagere som tilfredsstiller søkekriteriene, dobbeltklikk aktuell leietager for å åpne leietager dialogen (se Figur 13).
I leietagerdialogen finnes en knapp, [Ny Leieavtale], for å opprette leieavtaler for aktuell leietager. Klikk på denne, og leieavtale dialog åpnes. Det eneste som skiller seg fra prosedyren beskrevet i kap. 4.5, er at nå må man velge hvilket bygg avtalen skal gjelde for (i avtaler opprettet fra bygg dialogen, må man velge hvilken leietager avtalen skal gjelde for).

Anchor
_Toc424285724 _Toc424285724

Prisregulering

...