EDMmodelServerManager™ Lease Manager

User Manual

Document revision history

Initials:
AETArne Tøn
MDMarco Delgado
JRAJorulv Rangnes
PPPrasad Pokala
PZPavelas Zolotariovas
PHPål Huse




Proprietary notice:
Information in this publication is subject to change without notice. The software described in this publication is furnished under license agreement or non-disclosure agreement. The software may be used only in accordance with the terms of those agreements. No part of this publication may be distributed to third parties, copied, duplicated, in any form, whole or in part, without the prior written permission of Jotne EPM Technology AS, Grenseveien 107, N-0607 Oslo, Norway.

Innhold
EDMmodelServerManager™ Arealadministrasjon
1 Introduksjon
1.1 Referanser
2 Installasjon
2.1 Server Installasjon
2.2 Klient Installasjon
2.3 Plugin installsjon og bruk av Areal Administrasjon
2.4 Oppsett av brukere og prosjekt
3 Vedlikehold av BIM for Arealadministrasjon
3.1 Importere og klargjøre modeller
3.1.1 Importere modell
3.1.2 Verifisere og validere modell
3.1.3 Koble modell til Arealadministrasjon
3.2 Oppgradering av eksisterende BIM
3.3 Arealkalkulator
3.3.1 Kjøre arealberegning
3.3.2 Kontrollere arealberegning
3.3.3 Sjekke arealpolygoner
3.3.4 Redigering av bruttoareal polygoner
3.3.5 Kjente svakheter i arealkalkulator og korrigering
3.4 Klassifisering – Nomenklatur
3.4.1 Redigering av klassifisering
3.4.2 Initialisering og korreksjon av "Bygget Som" klassifisering
3.4.3 Grafisk visning av hovedfunksjoner
4 Bruk av Areal Administrasjonsmodul
4.1 Definere brukere som saksbehandlere
4.2 Definere eiere og leietakere
4.2.1 Vedlikehold av eiere
4.2.2 Vedlikehold av leietakere
4.3 Soneverktøy
4.3.1 Aktivere soneverktøy
4.3.2 Definere, redigere og fjerne soner
4.3.3 Filtrere bort "virtuelle" rom.
4.3.4 Legge rom inn og ut av soner
4.4 Eierskapsverktøy
4.5 Leieavtaler
4.5.1 Opprette leieavtale fra leietager dialog
4.6 Prisregulering
4.6.1 Global regulering
4.6.2 Egen regulering
4.6.3 Reguleringsprosess
5 Problemløsning
5.1 Problemer med viewer
5.1.1 Viewer viser feil rom – "ut av synk"
5.1.2 2D viewer viser ikke noe ved veksling mellom 2D / 3D view
5.1.3 3D viewer viser ikke noe ved veksling mellom 2D / 3D view
5.1.4 2D viewer roterer og vil ikke stoppe
5.1.5 Rom kan ikke velges/markeres i 2D viewer
5.2 Problemer med rapporter
5.2.1 Manglende rapport ved høyreklikk i Project Explorer
5.2.2 Manglende rapport ved høyreklikk i Model Explorer
6 Annex : Teknisk informasjon
6.1 Rapporter som må være i systemet
6.2 Egenskapssett

Introduksjon

This document is a placeholder for a future English translation of "Brukermanual for Arealadministrasjon for St. Olav Eiendomsdrift, Trondheim."
Tekst skrevet med rød kursiv tilsvarendende dette er kommentarer til dokumentet.

Referanser

Installasjon

Server Installasjon

Se dokument MSMUserGuide-General.htm

Klient Installasjon

Se dokument MSMUserGuide-General.htm

Plugin installsjon og bruk av Areal Administrasjon

Last ned installasjonssett for EDMmodelServerManager (MSM) fra omforent sted.
Last ned .ZIP "Plugin Folder" fra omforent sted
Pakk ut .ZIP "Plugin Folder" til C:\ProgramData\Jotne EPM Technology AS\MSM\klient_versjon_nr\ mappe (ved release av en ny klient, bare kopier alle plugins til den nye opprettede klientmappen i \MSM)

Figur 1 - Plassering, Plugins og rapportmaler
For å kunne eksportere rapportene Faktureringsgrunnlag, Forside leieavtale og Grafisk leierapport (tilgjengelige fra avtalenivå) til Excel/PDF, trenger dere å kopiere de forhåndsdefinerte rapportmalene til C:\ProgramData\Jotne EPM Technology AS\MSM\3.2.b0x.mmdd\
Malene lastes ned fra omforent sted.

Figur 2 - Egenskaper, plugin fil
Dersom plugins ikke lastes, må blokkering fjernes (høyre-klikk på .dll – Egenskaper – Unblock )
Eksekver EDMModelServerManager 3.2.xxx installasjonssett som ligger på skrivebordet. Koble til server på samme måte som du har gjort tidligere. Om Areal Administrasjon plugins er vellykket lastet inn, skal du kunne se "Areal Administrasjon" fanen/menyen.

Figur 3 - "Areal Administrasjon" fane/meny

Oppsett av brukere og prosjekt

Se dokument MSMUserGuide-General.htm
Dersom server er satt opp av system administrator, og du allerede hare n brukerkonto, kan du hoppe over neste del. Avhengig av server lokalisering, koble til med følgende påloggings-informasjon: Username: superuser ; Password: **********

Figur 4 - Innloggingsbilde

Vedlikehold av BIM for Arealadministrasjon

Hele dette kapittelet er egentlig en "BIM prosess" og må samkjøres og harmoniseres med andre prosesser, for eksempel tilsvarende prosess for "Arbeidsordre" modul.
Implisitt er dette en delprosess / variant av "Oppgradering av BIM", se (Jotne-1 ) og avsnitt 3.2.

Importere og klargjøre modeller

Importere modell

Det er nå mulig å importere modeller (File > Import Model) til det/de opprettede prosjekt(ene). Alle feltene merket med rød asterisk i Import Model dialogen må angis. Eksempel (med prosjektnavnet ProjectName i illustrasjonen nedenunder):

Figur 5 - Dialogen Import Model

Verifisere og validere modell

Før modellen tas i bruk må det sjekkes om den tilfredsstiller kravene for bruk i ArealAdministrasjon.
Dersom modellen ikke er god nok, må den rettes opp. Det beste er å rette den i "kilden" for å unngå å få samme problemet ved neste import, for eksempel ved oppdatering av bygg. Modellen importeres på nytt og sjekkes igjen.
Alternativt kan modellen redigeres i EDMmodelServerManager (MSM), og sjekkene kjøres på nytt.
Bruk følgende sjekkliste, for de fleste sjekker kan mere informasjon finnes i (Jotne-1 ):

Koble modell til Arealadministrasjon

Dette er kun relevant om det er en ny modell, ikke ved oppdatering.
Etter at modell er importert, må den kobles til arealadminstrasjon. Dette gjøres fra Project Explorer, ved å høyre-klikke på aktuell modell. Man får da en meny, hvor man velger 'Areal administrasjon>Koble bygning til FDV' og dialog for å koble bygning til strukturen (Region/Distrikt/Område, for eksempel Helse Midt-Norge RHF/St. Olavs Hospital HF/Østmarka) åpnes.

Figur 6 Koble bygning til FDV

Figur 7 - Opprettelse av Region/Distrikt/Område (ref illustrasjon nedenunder, grønne '+' symboler)

Figur 8 - Dialog for å koble modell inn i strukturen

Oppgradering av eksisterende BIM

VIKTIG: Om en modell (BIM) importeres som en oppdatering av en eksisterende modell må instruksene i BIM Upgrade Manual følges for å unngå å miste data.
Sørg for at ingen bruker modellen. Det enkleste er å reservere hele modellserveren utenfor arbeidstid.
Dersom modellen viser seg å ikke holde mål, må man rulle tilbake til en tidligere versjon. Dette gjøres ved å velge den modellversjonen som skal slettes i "Project Explorer", høyreklikke og velge "Delete Model Version".

Arealkalkulator

Kjøre arealberegning

Arealkalkulator startes ved å velge "BIM Process" fra "View" meny og velge fane "BIM Import Processes (OBS: feil ring i figur!!!). For å beregne en hel modell: velg modellen i Project Explorer. Man kan også velge deler av modellen i Model Explorer; bygning, etasje eller rom, men dette kan gi feil resultater for de rom som grenser mot elementer utenfor utvalgsområdet.

Dobbeltklikk på "NS3940_AreaCalculation". Beregningen kan ta en stund.
Etter at beregningen er ferdig, blir rapporten "FM_01_SpaceAreas" kjørt automatisk:

Kolonnene er som følger:

• Name: Romnavn (romnummer i romobjekt 'Name' attributt)
• BTAspace, NTAspace: brukt verdi i kontrakter m.m for
• BTAcalculated, NTAcalculated: beregnet verdi fra siste kjøring
• OKcalculated: flagg som indikerer at beregningen gikk som den skulle
• MSGcalculated: OM beregningen gikk som den skulle, markeres dato og klokkeslett. Dersom noe gikk galt, vil cella indikere hva som skjedde.
• Comments: Her kan man legge inn kommentarer i forhold til arealene. For eksempel aktuelt om justering av arealverdier gjøres pga skråtak eller andre forhold.

Kontrollere arealberegning

Det vanligste problemet som oppstår er "Including space" feil. Dette betyr at to rom (IfcSpace) overlapper hverandre, dette er enten modelleringsfeil, eller så er en av spacene en "virtuell space" som indikerer for eksempel en fløy, en etasje eller en sone. Dersom en "including space" åpenbart er en virtuell space, kan man se bort fra feilmeldingen, da virtuelle rom ikke leies ut. I tvilstilfeller:

1. Marker rommet med "Including Space" i rapporten. Da skal samme rom markeres i IFC treeview.
2. Høyreklikk i treeview og kjør rapport "FM_02_ContainedSpaces". Resultatrapporten viser hvilke rom som overlapper med valgt rom. Videre håndtering avhenger av hva problemet egentlig er, men som regel er det en modelleringsfeil. Viewer er et godt hjelpemiddel, velg avvekslende rom og sjekk hvor de overlapper.

Et annet problem er "Multiple Footprints Detected". Dette betyr at romarealet ikke er "sammenhengende", for eksempel kan det være bygningselementer som deler et rom i flere deler, selv om det er markert som ett rom. Dersom modellen ser riktig ut, kan det være bakenforliggende geometridefinisjoner som enten er "feil", for eksempel vegger som bare nesten går inntil hverandre, eller definisjonen blir ikke håndtert riktig av kalkulatoren. Det enkleste er ofte å estimere/beregne arealer semi-manuelt med CAD eller viewer, og legge inn disse verdiene manuelt i rapporten.
Dersom en modell er oppgradert, og arealberegning kjøres på nytt, finnes det en rapport "Arealkalkulator_SjekkBTA" som sammenligner beregnet og brukt verdi. Dersom disse avviker nevneverdig, vil rommet det gjelder listes i rapporten.
Det finnes også en rapport "Arealkalkulator_SjekkBTANTA" ,som avslører de rom hvor NTA og BTA avviker mer enn litt. Alle slike rom bør sjekkes.

Sjekke arealpolygoner

Du kan sjekke hvilke fotavtrykk (polygon) arealkalkulatoren har brukt for beregning, dette er nyttig om man er usikker på om beregningen er korrekt. For å vise polygoner: Åpne viewer i 2D modus, velg en etasje. Høyreklikk på etasje eller rom og åpne "Areal Fotavtrykk" meny

• Vis alle polylinjer: ytterlinje (areal) og indre linjer (fratrekk inne i rom) vises for utvalg
• Skjul alle: fjern alle linjer for utvalg
• Skjul ytre: fjern ytterlinje (areal)
• Skjul indre: fjern innerlinjer (fratrekk areal)

For å få bedre oversikt kan man velge forskjellige rom og skru på og av linjer etter smak. I eksempelet under kan vi tydelig se hvor kalkulatoren har byttet fra innervegg til yttervegg (blå ring).

Figur 9 - Areal fotavtrykk

Redigering av bruttoareal polygoner

I tilfeller der arealkalkulator har regnet frem uriktig polygoner for et rom, kan man redigere polygoner for å forbedre arealberegningen for aktuelt rom. For å redigere polygoner må aktuell etasje vises i 2D modus.
For å redigere et roms omsluttende polygoner for bruttoareal (BTAspace), velg aktuelt rom, og deretter høyreklikk på rommet i Tree View. Fra contextmenyen velges 'Areal fotavtrykk>Vis fotavtrykk':

Figur 10 Vis fotavtrykk
I (2D) viewer vises da polygoner (røde) som ligger til grunn for beregnet bruttoareal.

Figur 11 Polygoner for bruttoareal
For å redigere velger man Redigere fotavtrykk i menyen vist i Figur 10. Polygoner skifter da farge til blå. Velg et punkt på polygon og dra det til ønsket posisjon. Når man fører pekeren til et eksisterende kontrollpunkt/vertex, blir dette highlighted i rødt, og kan dras til ønsket posisjon.

Figur 12 Rediger polygon
Figuren over viser flyttet hjørnepunkt fra innsiden til utsiden av yttervegg.
Dersom det er behov for å legge inn ytterligere kontrollpunkter (vertex), klikker man et sted på aktuelt polygon og drar det nye kontrollpunktet til ønsket posisjon.

Figur 13 Nytt punkt på polygon
Polygon kontrollpunkter (vertex) kan slettes ved å holde <ctrl> tasten nede samtidig som man klikke på kontrollpunktet som skal slettes.
Når man er ferdig med redigering for et rom, velges Lagre fotavtrykk i menyen vist i Figur 10. Nytt beregnet areal lagres i romobjektets egenskaper (FM_Areas.BTAcalculated). Etasjens bruttoareal oppdateres samtidig (FM_Areas.BTAcalculated).
OBS: Merk at bruttoareal som benyttes i leieavtaler (property: BTAspace) ikke oppdateres automatisk i denne prosessen, og må korrigeres manuelt;
Kjør rapporten FM_01_SpaceAreas for aktuelt rom (høyreklikk romobjektet i Model Explorer, og velg Show Reports > FM01 > FM_01_SpaceAreas), og rediger verdien i kolonne BTAspace slik at denne samsvarer med det nye beregnede arealet. Det anbefales å skrive inn en kommentar i Comments kolonnen som forklarer endringen. Når BTAspace og Comments er redigert, må man klikke [Save All] i rapport heading for å lagre endringene i modellen.

Kjente svakheter i arealkalkulator og korrigering

Arealkalkulator beregner i mange tilfeller ikke riktig fratrekk for trapper. Derfor bør alle rom med trapper i sjekkes og eventuelt korrigeres manuelt.
Kompliserte krumme takkonstruksjoner, rom med elementer som henger langt ned fra tak og lignende er heller ikke fullstendig implementert.
Manuell korreksjon skjer ved å skrive inn korrigert verdi i kolonnene NTAspace og BTAspace og trykke "Save All". Det er viktig å her korrigere på riktig sted, "BTAspace/NTAspace" er den verdien som faktisk brukes, og det er denne som skal legges inn. "calculated" feltene kan i prinsippet bli overskrevet når som helst.

Klassifisering – Nomenklatur

Initialisering og vedlikehold skjer ved hjelp av rapporter. Det finnes en egen liten "plugin" også, men denne bør ikke brukes, den er utdatert og skal fjernes.

Redigering av klassifisering

Det finnes flere metoder, denne er brukt under verifisering:

1. "Håndrediger" et par linjer i rapporten "Romklassifikasjon" slik at vi har et mønster. Bruk "Save All" og sjekk resultatet som verifikasjon.
2. Eksporter til Excel og rediger data. Bruk input-felter i rapporten for å sjekke lovlige verdier.
3. Kopier hele Excel-arket og lim in i rapport, bruk "Romnummer" som "Primary Key"
4. Bruk "Save All" og sjekk resultat

Initialisering og korreksjon av "Bygget Som" klassifisering

Denne metoden er brukt under verifisering:

1. Kjør rapporten "Romklassifikasjon-ByggetSom"
2. Eksporter til Excel og kopier inn / rediger data i "Oppr. Xxxx" kolonnene.
3. Kopier hele excel-arket og lim in i rapport, bruk "Romnummer" som "Primary Key"
4. Bruk "Save All" og sjekk resultat

Grafisk visning av hovedfunksjoner

This functionality is a part of LeaseManager, and is accessed from right click on model from Project Explorer. NOTE: main viewer windows must be active (some model must be loaded) in this version of HOVEDFUNKSJON.

1. Re-Run Rapport – starts hovedfunksjon process;
2. Dokument Eksport – once "Re-run rapport" has finished, it is possible to export result to in .xls or .pdf formats;

1. Report Editor – is a functionality which allows user to create/edit reports which will represent result in .xls or .pdf format;
2. Progress bar which is used to visualize the progress of "Re-Run Rapport"
3. Represents result of "Re-run Rapport"

Bruk av Areal Administrasjonsmodul

Definere brukere som saksbehandlere

Etter brukere er definert og tildelt roller, definer hvilke brukere (med rollen fm-admin eller fm-owner) som skal være saksbehandlere for leieavtaler i Arealadministrasjonsmodulen. Dette gjøres fra Areal Administrasjons menyen; Ansatt Administrasjon. Brukernavn skal være det samme som definert i Administration Center. Etter at brukere er definert, er det mulig å koble til server med deres påloggingsinformasjon. Passordet er (default) det samme som brukernavnet (eksempel: Username: administrator, Password: administrator).

Figur 14 - Dialogen Ansatt Administrasjon

Definere eiere og leietakere

For å begynne å bruke arealadministrasjonsmodulen for leieavtaler, må eiere og leietakere defineres.
En eier kan i noen tilfeller også være leietaker, derfor må ID-feltet være unikt over begge disse – ingen leietaker kan ha samme ID som en eier og vice versa.

Vedlikehold av eiere

Menyvalget Legg til ny eier benyttes av saksbehandler for å opprette eiere i systemet.

Figur 15 Dialog for Ny Eier
Alle felter merket med rød asterisk er obligatoriske og må populeres med data.
Menyvalget Søk eier benyttes av saksbehandler for finne og evt redigere eiere i systemet.

Figur 16 Søkedialog, Søk Eier
Fyll inn ønskede søkekriterier, og klikk «Søk». Eiere som matcher søkekriteriene listes i resultatvinduet. Dobbeltklikk på aktuell eier i resultatvinduet for å åpne 'Eier' dialogen.

Vedlikehold av leietakere

Menyvalget Legg til ny leietaker benyttes av saksbehandler for å opprette leietakere i systemet.

Figur 17 Dialog for 'Ny leietager'
Leietagerinformasjon legges inn i alle relevante felter. Feltene 'Leietagernummer', 'Ansvars-/kontonummer', 'Org. nummer', 'Leietager' samt 'Leietager farge' er obligatoriske. Leietagers rolle må også velges fra nedtrekkslisten som vist i figuren over.
Alle leieavtaler opprettet for aktuell leietager vil få farge som valgt. Dersom 'Leietager farge' ved en senere anledning endres i denne dialogen, vil nye avtaler opprettet etter endringen få den nye fargen, mens tidligere opprettede avtaler som default beholder sin farge.
Før ny leietaker opprettes, må det legges inn informasjon om fakturaadresse. Dersom denne adressen er lik som den angitte generelle adressen, huk av for "Samme som leietaker", og feltene fylles automatisk i.

Figur 18 - Legg inn fakturaadresse
Menyvalget Søk etter leietaker benyttes av saksbehandler for finne og evt redigere leietakere i systemet. Dialogen for 'Søk etter leietager' er identisk med dialogen for 'Søk etter eier'.

Sette leietaker farge for hele "Enterprise"

Man kan endre farge for leietager, inklusive alle dens leieavtaler, gjennom å høyreklikke på en modell i Project Explorer, og velge 'Areal Administrasjon > Tildele fargekode på nytt til kontrakter', som vist i figuren nedenunder.

Figur 19 Tildele fargekode
En dialog for å endre/tildele farge for leietagere, og deres leieavtaler, åpnes dermed:

Figur 20 Endre Leietager farge

• Velg aktuell leietaker,
• Velg farge i "Ny farge for Leietaker ",
• Trykk på "Apply" knapp

Ny farge blir dermed satt for leietager og alle dens leieavtaler.

Soneverktøy

Aktivere soneverktøy

Soneverktøy aktiveres fra Project Explorer :

• Sørg for at bare EN modell (Bygning) er valgt
• Høyreklikk aktuell (åpnet) modell og velg "Zoning Tools > Open Zoning Tools"

1. Open Zoning Tools – Åpner Sone Verktøyet;

OBS: Kun én modell kan være åpen.

1. Automatically create Fellesareal Zones – sjekker om Fellesareal soner er opprettet. Hvis ikke, opprettes de som ikke allerede er definert;
2. Reassign Fellesareal Zone Colors -  gir standard farger til sonene dersom standardfarger ikke er benyttet;

P.S: For b og c -  FM_ZONES opprettes i EnterpriseModel med 4 Entiteter.

Figur 21 - Aktivere Soneverktøy




Figur 22 - Soneverktøy

Definere, redigere og fjerne soner

I utgangspunktet er soner definert innenfor hvert bygg. For å harmonisere soner mellom bygnnger defineres disse på "Enterprise" nivå og synkroniseres inn i hvert enkelt bygg.
Inneværende versjon av soneverktøyet harmoniserer soner av type "Fellesareal" da disse er noenlunde standardisert. Følgende funksjoner er tilgjengelig:

• Høyreklikk og velg "Zoning Tools > Open Zoning Tools"
  • Automatically create Fellesareal Zones – sjekker om "Fellesareal" soner er definert for bygget, dersom de ikke er det, opprettes disse.
  • Reassign Fellesareal Zone Colors -  Setter farger for "Fellesareal" soner i bygget til standardfarger

Farger for de ulike fellesarealkategoriene er omforent, og definert som vist i tabellen lenger ned. Det er viktig å benytte de spesifiserte fargene, da disse går igjen i automatisk genererte rapporter (Grafisk leierapport, eksport til Excel/PDF).

Utover predefinerte soner defineres soner slik:

1. Bruk button for å legge til en ny sone. Fyll ut Navn (egendefinert), Type(forhåndsdefinerte listevalg) og farge;
2. Velg en sone fra Sone Navn dropbox, ledige og tilordnede rom vil da vises i venstre hhv hyre spalte i soneverktøyet;

Redigering og sletting av en sone gjøres med knappen .

Figur 23 - Redigere / slette sone

1. Velg en sone fra Sonetype dropbox;

Note: Dersom det ikke er noen tilgjengelige soner I bygget, må du opprette dem først.

1. Du kan forandre feltene Navn og Farge. Note: Dersom du forandrer navn, vil verktøyet sjekke at navnet ikke allerede er I bruk.
2. Lagre vil som navnet antyder lagre endringene
3. Slett Sone vil fjerne alle rom fra sonen og slette sonen.

Filtrere bort "virtuelle" rom.

Et "virtuelt" som (IfcSpace) er et "rom" som ikke er tilknyttet et fysisk rom, men som for eksempel definerer en hel etasje eller fløy. Disse rommene lager støy både i romlister og viewer, og kan med fordel filtreres bort.
Det er ingen universell måte å identifisere slike på, då disse må markeres manuelt.
For å merke et rom som "Virtuelt": Høyreklikk på et rom i venstre spalte i soneverkøy og velg "Exclude Space".
For å skjule "virtuelle rom" i liste: Marker "Ekskludert" sjekkboks.
For å vise "virtuelle rom" i liste: Ta bort markering i"Ekskludert" sjekkboks.
For å fjerne merking som "Virtuelt rom": TODO

Legge rom inn og ut av soner

Man kan bare legge rom inn i (ta rom ut av) en sone om gangen. Velg sone med "Sone Navn" øverst i høyre spalte.

Figur 24 - Tilordning av rom til soner

1. Knappen legger et rom inn i valgt sone ved å flytte det fra venstre til høyre spalte
2. Knappen fjerner rom fra valgt sone.
3. Ved å velge en etasje fra lista "Fra etasje" i høyre spalte :
   1. I høyre spate vil bare rom fra valgt etasje vises
   2. Om "Søketype" settes til "Etasje" i venstre spalte vil alle rom fra denne etasjen vises.
   3. Om "Søketype" settes til "Ledig" i venstre spalte har ikke valgt etasje noe å bety der.
4. Ved å skrive i "Søketekst" feltet vil lista filtreres til de som som passer med gitt søketekst

Eierskapsverktøy

Når leietaker er opprettet, og har eier-rettigheter, kan denne benyttes som byggeier (hele eller deler av bygg). Eierskap defineres med "Eier verktøy":

Figur 25 - Eier verktøy
Eierskapsverktøyet er veldig likt soneverktøyet. Først må man åpne aktuell modell i «Project Explorer», for deretter å åpne 'Eier verktøy'. Om det eksisterer 'leietakere' med eierrettighet, velges aktuell eier fra listen System eiere. Klikk deretter på det grønne '+' symbolet for å legge 'leietaker' til som eier i valgt bygg. Meldingen 'Eier lagt til' vises. Gjentas om det er flere eiere for bygget. Fra valglisten 'Bygg Eier', velges den eieren man ønsker å tilegne eierskap til rom. Velg hvilken farge som skal vises for aktuell eier. Etter at dette er gjort, kan man velge rom og tilegne eierskap for disse. Tilgjengelige rom vises i høyre del av bildet (med andel).

Figur 26 - Dialog for eierskapsverktøy
Eksempel, tilegning av eierskap for rom:

Figur 27 - Eksempel: tildel 50% eierskap til rom 2161.03.304
Velg rom som skal eies av valgt eier.
Angi en eierskapsandel (i eksempel: 50%).
Klikk 'legg til' knappen
Velg Fra Etasje – Velg, for å vise eide rom i valgte etasje.

Figur 28 - Endre eierandel til 25% for romnr 2161.03.304
Vi kan endre eierskapsandel for valgt(e) rom:
Velg rom med tildelt eierskap.
Angi eierskapsandel (i prosent), basert på tilgjengelig andel (tilgjengelig andel =50).
Velg oppdater andel knappen.

Figur 29 - Resultat etter endring av eierskapsandel for rom 2161.03.304
Nå har vi at "Jotne IT" er eier av flere rom. Når vi oppretter en avtale, hvor en leietaker leier rom fra "Jotne IT", vil vi kun se disse rommene i listen over tilgjengelige rom, med rommenes tilgjengelige andeler.

Leieavtaler

Når rom har eier(e), og fellesarealer er definert for en bygning, kan man opprette leieavtaler. For å gjøre dette,
Gå til 'Project explorer' og høyreklikk på modellen man ønsker å opprette leieavtale i. En meny kommer opp ved høyreklikk, velg 'Areal Administrasjon>Se bygningens kontrakter', som åpner dialog for byggets leieavtaler.

Figur 30 Åpne oversikt over bygningens leieavtaler
Når aktuell bygning er valgt, hvor man ønsker å opprette en avtale, må man først definere en prisliste. Prislisten kan ha flere prisblader for å differensiere på for eksempel romkategorier. Prisblad linkes til rom i avtale, slik at rommene blir prissatt.

Figur 31 - Knapp for Opprett prisliste

Figur 32 - Dialoger for oppretting av prisblader og -kategorier
Fyll inn i feltene i prislistedialogen, og velg kontaktperson for denne prislisten/prisbladet. Klikk deretter [Opprette] knappen (knappen endres til [Lagre] når prislisten er opprettet, som vist i figuren ovenfor).
OBS: som default blir "neste reguleringsdato" satt til dagens dato pluss 12 måneder, og saksbehandler bør endre til en riktig dato og reguleringsintervall.
Etter oppretting av prislisten, legg inn de aktuelle priskategoriene gjennom å klikke [Ny Kategori]. Dialog for priskategori åpnes dermed (nedre del av figuren ovenfor). Legg inn aktuelle verdier og klikk [Opprette] for å legge til kategori.
En prisliste kan ha flere prisblader, for å kunne ha differensierte priser på rom for eksempel i forhold til romtype. Klikk grønn [+] i øvre høyre hjørne av prisliste dialogen for å legge til prisblad.
Etter oppretting av prisliste, med prisblad(er) og –kategorier, kan man opprette leieavtale gjennom å velge "Ny Leieavtale". I leietaker nedtrekkslisten (fig nedenunder), vises leietaker (7eleven), samt 'leietakere' med eierrettigheter (JotneIT og NTNU). Fra nedtrekkslisten 'Leie fra', velges hvem som skal stå som utleier i aktuell leieavtale.

Figur 33 - Dialog for å opprette leieavtale
Leieavtale kan settes til å gjelde til en angitt dato (feltet 'Til dato', som default får dato for opprettelse. Endre denne etter behov), eller avtalen kan være tidsubestemt. Om avtalen skal være tidsubestemt, angis dette ved å 'huke av' i checkbox'en 'Tidsubestemt'. Oppsigelsesdato og forvarsel kan aktiveres gjennom å 'huke av' i checkbox 'Aktiver' for disse, samt angi dato i korresponderende felter.
Når leieavtale er opprettet, kan man lukke dialogen, og trykke F5 (oppfrisk) i byggdialogen, og den nylig opprettede leieavtalen vil vises i listen over avtaler i bygget.

Figur 34 - Avtaler i bygget
Ved å klikke "Redigere rom i avtale" i avtaledialogen, kan man velge hvilke rom som skal inngå i den aktuelle leieavtalen. I fanen "Prissetting" kan man gi rommene pris i henhold til den spesifiserte prislisten, med differensierte priser for rommene. I fanen "Rom info" (høyre side) kan man sette/endre leieandel pr rom. Dersom det valgte rommet inngår i andre leieavtaler, vises hvilke avtaler dette er. Rommets klassifisering vises også i dette bilde.

Figur 35 - Rom som er lagt til I avtale

Figur 36 - Valgte rom som skal prissettes med valgt prisliste/-blad

Figur 37 - Rom info fane
Ved å velge fanen "Oppsummering", kan man automatisk generere rapporter og eksportere disse til Excel eller PDF format. Dobbeltklikk aktuelt rapportnavn, og korresponderende rapport generes.OBS: samtlige av avtalens rom må være prissatt før rapportgenerering for å gi korrekte rapporter.

Figur 38 - Oppsummering fane, rapport generering

Figur 39 - Generert rapport, eksporter resultat til PDF

Figur 40 - Generert rapport Adobe Reader

Figur 41 - Byggnivå - Rapport verktøyet
På byggnivå, har vi mulighet for å ta ut to ulike rapporter; Liste over rom som inngår i fellesarealer, samt liste over samtlige leieavtaler i bygget (noe mer detaljert enn listen som vises i byggdialogen). (Rapportene kan eksporteres til Excel format, men uten malfunksjonalitet).
Om man har scenario-avtaler i bygget, kan slike slettes gjennom å velge aktuelt scenario og klikke det røde X-symbolet vist i figuren ovenfor. Kun scenarier kan slettes på denne måten.

Figur 42 - Rapportgenerering for bygg
I tillegg til rapportgenerering for bygg, har vi et 'basket' (handlekurv) verktøy, som gir muligheten til å vise (i viewer) valgte avtaler eventuelt sammen med fellesarealer. Visning kan gjøres for hele bygget, eller pr etasje. 2D visning kun for valgte etasje. Man kan også vise eierskap, gjennom å markere hvilke eiere som skal vises.
Dette verktøyet er tilgjengelig fra 'Project Explorer', gjennom å høyre-klikke aktuell modell. En meny kommer da opp, og man velger deretter 'Vis alle soner'.

Figur 43 Vis alle soner - 'Basket'

Figur 44 - Eksempel, valgt avtale vises sammen med valgt fellesareal for hele bygget i 3D

Figur 45 - Tilsvarende, men med kun den spesifiserte etasjen (Plan 1)

Figur 46 - Same som foregående, vist i 2D (Plan 1)

Opprette leieavtale fra leietager dialog

I kapitlet ovenfor er oppretting av leieavtale fra bygg dialog beskrevet, men man kan også opprette leieavtaler fra leietager dialog. Velg først Søk etter leietager i menyen, fyll inn eventuelle søkekriterier, og klikk [Søk]. I trefflisten med leietagere som tilfredsstiller søkekriteriene, dobbeltklikk aktuell leietager for å åpne leietager dialogen (se Figur 13).
I leietagerdialogen finnes en knapp, [Ny Leieavtale], for å opprette leieavtaler for aktuell leietager. Klikk på denne, og leieavtale dialog åpnes. Det eneste som skiller seg fra prosedyren beskrevet i kap. 4.5, er at nå må man velge hvilket bygg avtalen skal gjelde for (i avtaler opprettet fra bygg dialogen, må man velge hvilken leietager avtalen skal gjelde for).

Prisregulering

Prisregulering omfatter definisjoner av hvor mye leiepriser (skal) settes opp med på gitte tidspunkter. Det finnes to typer prisregulering:

• Global regulering
• Egen regulering (per kontrakt)

Global regulering

Global prisregulering settes opp fra "ArealAdministrasjon" verktøylinje:

Figur 47 - Global regulering menyvalg

Figur 48 - Global regulering
Global regulering brukes i de tilfeller hvor saksbehandler ikke legger inn definisjon av egen regulering. Hver historisk instans av global regulering lagres i databasen, over tid kan man få ut en grafisk representasjon av utvikling over tid.
Når saksbehandler oppretter et prisblad må hun velge om prisbladet skal ha global eller egen regulering. Dette gjøres ved å krysse av / fjerne kryss i "Aktivere egen regulering" på prisbladet. Dersom "Aktivere egen regulering" ikke er avmerket vil global regulering brukes.

Egen regulering

I figuren nedenfor er vist eksempel på prisblad med egen regulering. Etter at priskategoriene er definert, kan reguleringen aktiveres. For å aktivere reguleringen, trykk på [Reguler] knapp ved siden av "Neste Reguleringsdato" felt.
Som default er [Reguler] knappen inaktiv, og man må først klikke [Oppdater] knappen for å aktivere den (dette for å sikre at eventuelle endrede feltverdier er lagret når reguleringen foretas).
Når egen regulering foretas, sendes en epost melding til kontaktperson/saksbehandler angitt for:

• Prislisten/prisbladet,
• Leieavtalene som benytter prislisten/-bladet,
• Leietager.

Figur 49 - Prisblad med egen regulering (3%)

Figur 50 - Prisblad med utført egen regulering (3%)

Reguleringsprosess

En måned før "Neste Reguleringsdato" skal saksbehandler få tilsendt en mail med varsel om forestående regulering (AreaManagementServices.qex - PricesheetNotificationServices). Mail sendes til kontaktperson/saksbehandler angitt for:

• Prislisteen/prisbladet,
• Leieavtalene som benytter prislisten/-bladet,
• Leietager.

Selve reguleringen gjøres manuelt ved å ta opp prisbladet og trykke på [Reguler] knapp. Dersom dagens dato er etter "Neste reguleringsdato" vil da prisene reguleres og "Neste reguleringsdato" vil økes med verdien i "Reguleringsintervall". Dersom dagens dato er før "Neste reguleringsdato" vil systemet gi en feilmelding. Dette forhindrer at man ved en feiltagelse regulerer to eller flere ganger.
Sjekkliste for bruk av regulering:

1. Sjekk om du har tilgjengelig global regulering. Dersom du ikke har det, opprett en. Det gis ingen feilmelding om du aktiverer global regulering uten å ha noen definert.
2. Sjekk at alle prisblad har minst en priskategori.
3. Dersom du ønsker å forandre prisreguleringen eller tilordne global regulering før regulering må du alltid først lagre/oppdatere prisbladet og trykke [Reguler] knapp etterpå.

Problemløsning

Problemer med viewer

Viewer viser feil rom – "ut av synk"

Viewer synkroniserer både med "Model Explorer"/"Project Explorer" fra NMSM basismodul og med listene i "AreaManagement" modul. Om man hopper mellom disse modulene går viewer lett "ut av synk", det vil si det man klikker på stemmer (åpenbart) ikke med det som markeres i viewer.
De fleste problemer med 3D viewer kan rettes slik:

• Lukk og åpne kontrakt på nytt
• Skru av og på wireframe / solid view

Om dette ikke er tilstrekkelig kan det være nødvendig å restarte MSM klient.

2D viewer viser ikke noe ved veksling mellom 2D / 3D view

Dette skyldes ofte manglende definisjon av etasje ("snittplan"). Et typisk symptom er svart bakgrunn i 2D viewer. Velg etasje på nytt. I de fleste tilfeller vil da 2D view komme fram.

3D viewer viser ikke noe ved veksling mellom 2D / 3D view

Dette skyldes ofte at øyepunktet (viewpoint) har havnet så langt fra bygningen(e) at de havner utenfor skjermen Trykk på knappen [Zoom to view]. I de fleste tilfeller vil da 3D view komme fram.

2D viewer roterer og vil ikke stoppe

Dette skyldes som regel et "urent" tastetrykk på midtre museknapp. Trykk midtre museknapp !

Rom kan ikke velges/markeres i 2D viewer

Dette skyldes som regel et av følgende:

1. Manglende "IfcSpace" definisjon i modellen – BIM feil. Rett opp i kildesystemet.
2. Det valgte rommet "tilhører" en annen etasje, dette er typisk for trapperom og heissjakter, som ofte går over flere etasjer. I henhold til arealberegningsregler for FDV BIM er dette galt og bør rettes opp i kildesystem.

Problemer med rapporter

Manglende rapport ved høyreklikk i Project Explorer

Dette skyldes som regel at du mangler tilgang. Den som eier eller administrerer rapporten må sette opp riktig tilgang, "superuser" har også mulighet til å gjøre dette.

Manglende rapport ved høyreklikk i Model Explorer

Dersom du ser rapporten i Project Explorer, men ikke i Model Explorer, er som regel definisjonen av rapporten ikke helt riktig. Sjekk definisjonen i Report Manager.

Annex : Teknisk informasjon

Rapporter som må være i systemet

Følgende rapporter må være lagt inn i modellserver, og alle relevante brukere må ha tilstrekkelig tilgang:

Egenskapssett

Avsnittet er påbegynt, noen egenskaper kan fremdeles mangle.
Følgende egenskapssett – property sets – brukes av Arealmodul: